Cincuenta trucos para Word y Excel
Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y
aumentar la
productividad con las dos
aplicaciones más usadas en la oficina y el hogar
Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cómo
cortar
horizontalmente una tabla
Además, gráficos con ventana propia y métodos para cargar
datos en Excel
Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy
conocidos o poco
utilizados suelen facilitar y
aliviar el trabajo diario con aplicaciones
como
procesadores de texto, planillas de
cálculo y otras.
En el caso específico de Office, más concretamente en Word y
Excel 2000, hay
una buena variedad de estas
pequeñas técnicas y secretos para trabajar
mejor.
Algunos de ellos son los que se describen en esta nota.
WORD 2000
Gestión de archivos
1
Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca
un documento
nuevo en pantalla haga lo
siguiente: 1º) Clic derecho en el Escritorio de
Windows.
2º) Elija la opción Nuevo/Acceso directo en el menú
contextual. 3º) En el
cuadro de diálogo pulse el botón
Examinar y siga la ruta de acceso del
ejecutable
de Word (Winword.exe) para que
quede escrito en la caja Línea de comandos.
En una instalación típica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft
Office\Office\Winword.exe"
(así, con
comillas). En la misma caja, detrás de todo este path,
tipee /n.
4º) Presione Siguiente. 5º) Introduzca un nombre para el
acceso directo y
finalice.
2
Extensión de archivos. ¿Le gustaría
que en lugar de .doc sus documentos
tengan otra extensión? La solución
es guardar el archivo y la extensión
deseada
entre comillas. Por ejemplo, genere
un archivo y corra la instrucción
Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo
escriba
"Prueba1.yo". Además,
el archivo no tendrá el icono de un
documento de Word.
3
Todos juntos. Una de las características de Office 2000 es
que utiliza una
ventana para cada documento
abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas todas en una
sola operación? Fácil: mantenga
presionada la tecla Mayúsculas (Shift)
mientras con el mouse
corre el comando Archivo. En el menú descolgable
aparece entonces
la orden Cerrar todo en reemplazo
de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre
ella y sólo quedará la ventana de
Word sin documentos activos.
Edición y formato
4
Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible
mantener juntas dos
palabras que necesariamente deben
quedar unidas. Esto es característico al
finalizar una línea, ya que Word
automáticamente continúa en la siguiente.
Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas
siempre queden en la
misma
línea sin verse afectadas por los
citados saltos. Si debemos escribir 12 de
abril y que estas tres palabras
siempre queden encadenadas proceda a separar
cada una de ellas con un espacio
especial que se obtiene con el atajo de
teclado Ctrl+Mayúsculas+Barra
espaciadora. Si visualiza los caracteres no
imprimibles
en la pantalla, el texto debe
quedar así: 12ºdeºabril.
5
Columnas iguales. En las páginas divididas en columnas es
muy común que en
la última el texto no alcance a
completarla, quedando despareja respecto de
las
anteriores.
Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de
paso, que éstas
queden simétricas en su altura,
ejecute los siguientes pasos: 1º) Ubique el
cursor
en el final de la última columna.
2º) Corra la instrucción Insertar/Salto.
3º) En el cuadro de diálogo abierto marque la casilla de
verificación
Continuo
del subtítulo Tipos de saltos de
sección.
Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las
columnas de la página.
6
Reemplazo rápido. Autocorrección
no sólo sirve para reemplazar palabras mal
escritas. También es una buena
solución para evitar el tipeo de palabras
complicadas
o extensas. Un ejemplo: suponga que
tiene que escribir un estudio con la
palabra desoxirribonucleico en
muchas oportunidades. Esto es engorroso; más
fácil
es escribir deso.
Por lo tanto, ejecute el comando
Herramientas/Autocorrección,
asegúrese que esté marcada la casilla de
verificación Reemplazar texto
mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la
caja Con desoxirribonucleico. Pulse
Agregar y finalice con Aceptar.
7
Formas simétricas. El ítem Autoformas
de la barra de herramientas Dibujo
despliega un menú que contiene la
opción Formas básicas. Esta permite trazar
rectángulos,
elipses, triángulos, trapecios,
etcétera. Pero, ¿cómo hacer para dibujar
fácilmente un cuadrado a partir del
rectángulo o un círculo desde la elipse?
Escoja
una de estas formas, por ejemplo el
rectángulo, con un clic. Antes de
dibujar (el cursor tiene forma de
cruz) presione y mantenga presionada la
tecla Mayúsculas
mientras realiza el trazo.
Cualquiera que sea el tamaño, sólo dibujará
cuadrados perfectos.
8
¿Qué formato tiene? Para saber rápidamente qué formato de
fuente y párrafo
tiene un fragmento de texto
seleccionado pulse Mayúsculas+F1. Luego, pose el
puntero con signo de pregunta sobre
la selección y haga clic: se despliega
un cuadro de diálogo con toda la
información. Para desactivar esta función
pulse
Esc.
9
Formato directo. La mayoría de los usuarios cree que para
aplicar un formato
sobre una palabra primero hay que
seleccionarla íntegramente. Esto no hace
falta. Ubique el cursor en
cualquier punto de una palabra y pulse un botón
de formato o atajo: el diseño se
aplica a toda la palabra automáticamente.
Pruebe,
por ejemplo, con negritas o
itálicas.
10
Botón Copiar formatos. Para copiar un formato existente en
un fragmento de
texto sobre otro, el método más
sencillo es utilizar el botón Copiar formato
de la barra Estándar. Pero, una vez
hecho el pegado, el comando se
autodesactiva.
Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic.
Luego, deberá
pulsar Esc
para desactivarlo.
11
Justificar la última línea. ¿Cómo
justificar la última línea (que no ajusta
como las demás) en un párrafo con
alineación Justificada? La respuesta es
simple:
ubique el cursor delante del
carácter no imprimible de fin de párrafo y
pulse Mayúsculas+Enter.
Automáticamente, la línea se justificará.
12
Cien estilos. Al pulsar el botón de lista del combo Estilo
de la barra de
herramientas Formato sólo se
exhiben cuatro diseños, aunque Word tiene cien.
Para
visualizar todos mantenga apretada
la tecla Mayúsculas mientras presiona el
mencionado botón.
13
Estilos con atajos. Si utiliza constantemente distintos
estilos en sus
textos puede resultar conveniente
asignarle un atajo de teclado a cada uno.
Para
incorporar estas combinaciones de
teclas ejecute el comando
Herramientas/Personalizar y apriete el botón Teclado. Se
abre una ventana,
en ella: 1º) seleccione
el ítem Estilos en la lista
Categorías. 2º) Elija el estilo al que se
aplicará el atajo en Listado de
estilos. 3º) Active la caja de texto Nueva
tecla
de método abreviado y ejecute el
atajo que desea. Este se escribe
automáticamente. 4º) Pulse el botón
Asignar y cierre.
14
Sin cambiar la plantilla. La plantilla Normal.dot
almacena los formatos por
defecto de los documentos nuevos de
Word. Pero si desea cambiar el formato
de
la fuente por defecto de cada
documento que genere no hace falta cambiar la
plantilla. Ejecute Formato/Fuente,
haga las modificaciones que crea
conveniente
y presione el botón Predeterminar.
Así, todo documento nuevo respetará este
estilo.
Herramientas útiles
15
Lista de comandos. Existen muchos comandos de Word poco
conocidos. Para
obtener y conocer todas las
instrucciones de que dispone esta aplicación
realice
los siguientes pasos: 1º) Corra el
comando Herramientas/Macro. 2º) En el
menú abierto seleccione el ítem
Macros. 3º) Haga un clic en el botón de
lista
del cuadro combinado Macros y
marque la opción Comandos de Word.
De inmediato, obtendrá todas las instrucciones disponibles,
incluso para ser
ejecutadas.
16
Símbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea,
el euro, tiene un
vistoso símbolo que es fácilmente
aplicable en un documento de Word 2000 con
la combinación de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este
truco sólo funciona con las fuentes
Arial, Courier y Times New Roman.
17
El Portapapeles de Office. Office 2000 tiene un Portapapeles
con capacidad
para almacenar 12 cortes. Para
traerlo con facilidad al primer plano de la
pantalla
mantenga presionada Ctrl y pulse C dos veces seguidas.
Para copiar en él, seleccione el objeto por guardar (un
segmento de texto,
una imagen, etcétera) y pulse el
botón Copiar del diálogo Portapapeles.
Para pegar desde éste, coloque el cursor en la posición del
documento donde
debe incluirse el objeto y luego
haga un clic en el contenedor
correspondiente.
Si no recuerda cuál es, ubique el cursor arriba y se obtiene
un fragmento
del texto almacenado.
18
Atajos de teclado. Si le interesa saber qué atajo de teclado
le corresponde
a cada botón de una barra de
herramientas, ejecute el comando Herramientas/
Personalizar/Opciones y marque la casilla Mostrar teclas de
método abreviado
en las sugerencias. Así, los
conocidos cartelitos amarillos incluirán el
atajo
correspondiente al comando.
19
Modo extendido. Para marcar un bloque de texto puede
utilizarse el modo
extendido. Ubique el cursor en la
posición desde la que quiere empezar a
marcar
el fragmento de texto. Luego, haga
doble clic en el pequeño rectángulo con
la expresión EXT ubicado en la
barra de estado de Word (al pie de la
ventana)
o pulse F8 para habilitar el modo.
Posteriormente basta hacer un clic en el
punto en que desea terminar la
selección.
20
Magia en F8. La tecla F8 no sólo cumple la función
especificada
precedentemente. Con pulsaciones
seguidas permite: 1º) activar el modo
extendido. 2º) Seleccionar
la primera palabra. 3º) Marcar
hasta el primer punto seguido. 4º) Pintar el
párrafo íntegro. 5º) Seleccionar
todo el documento.
Un truco más de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque
desde la
posición del cursor hasta una
determinada letra (incluida ésta), entonces
pulse F8
seguido de esta letra y todo el
bloque quedará seleccionado.
Personalización
21
Cambio de fondo. ¿Puede cambiarse
el color blanco del fondo de pantalla de
Word por otro color? Sí, aunque en
forma limitada a letras blancas sobre
fondo
azul (al estilo del viejo WordStar). La opción es Herramientas/Opciones/
General y marcar la casilla de verificación Fondo azul,
texto blanco.
22
Menú Trabajo. Una opción casi sin documentar, pero que puede
resultar de
gran utilidad es incluir en cualquier
barra de herramientas el menú Trabajo.
¿Para
qué? Con objeto de tener a mano los
archivos que utilizamos con mayor
frecuencia y abrirlos directamente
desde allí.
Para agregar el menú Trabajo, por ejemplo a la barra
Estándar, corra la
instrucción Herramientas/Personalizar
y seleccione la solapa Comandos. En la
lista
Categorías busque el ítem Menús integrados y haga un clic en
él para que se
desplieguen en el cuadro contiguo
los elementos que lo componen. Marque
Trabajo
y, sin soltar el botón del mouse, arrástrelo hasta la barra Estándar.
Una vez en la barra, basta pulsar la opción Agregar a menú
Trabajo (en el
mismo menú) para incorporar los
documentos activos a este listado. Para
eliminar
una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ - (guión) y hágale un clic con el
cursor con forma de línea gruesa.
Listas y tablas
23
Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla
propio por
defecto ejecute el comando
Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones
que
crea conveniente en los parámetros
del cuadro de diálogo (Número de filas,
de columnas, ancho estándar de las
columnas, etcétera) y marque la casilla
de
verificación Establecer como
predeterminados para tablas nuevas.
24
Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en
forma horizontal
ubique el cursor en el comienzo de
la fila a partir de la cual quiere
seccionar
la tabla y pulse el atajo de
teclado Ctrl+Mayúsculas+Enter. Este método
también sirve para agregar un
párrafo por encima de una tabla ubicada a la
cabeza
del documento.
Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las
columnas que quiere
escindir y córtelas mediante
Edición/Cortar o Ctrl+X. Luego, péguelas donde
considere conveniente con Ctrl+V o Edición/Pegar.
25
Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas
se ordenan en
forma solidaria cumpliendo la
condición lógica impuesta. Pero a veces sólo
es
necesario ordenar una sola columna
y no todas. Si éste es el caso, marque la
columna en cuestión y corra el
comando Tabla/Ordenar. En el diálogo abierto
pulse el botón Opciones y allí
marque la casilla de verificación Ordenar
sólo columnas. Así, sólo se
modificará la columna seleccionada.
EXCEL 2000
Edición y formato
26
Un resaltador condicional. Una
herramienta rápida para resaltar un resultado
o una fórmula en función de una
condición es la siguiente: 1º) escriba seis
valores numéricos en un conjunto de
celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440,
1000, 1050 y 501. 2º) Seleccione el rango y corra la
instrucción Formato/
Formato
condicional. 3º) En el cuadro de
diálogo abierto encontrará un grupo de
cuatro cajas con el título
Condición 1. Las dos primeras tienen los valores
por
defecto Valor de la celda y entre.
En los restantes cargue los valores 500 y
1000. 4º) Presione el botón Formato. En la ventana abierta,
Formato de
celda,
seleccione un diseño que destaque
las celdas que cumplan la condición
(fuente, borde o trama). 5º)
Apriete Aceptar. Sólo las celdas con valores
comprendidos
entre 500 y 1000 (501 y 1000)
asumen el formato establecido en el paso
anterior.
27
El ancho de las columnas. Excel 2000 aporta una eficaz
solución al problema
de obtener columnas no contiguas de
idéntico ancho, cuestión no resuelta en
las anteriores versiones. Proceda
así: 1º) seleccione la columna que tiene
el ancho que desea aplicar en otra
con un clic en la cabecera. 2º) Con el
cursor
sobre ella haga un clic derecho con
el mouse para abrir el menú contextual.
3º) Haga un clic en el ítem Copiar. 4º) Cliquee
la cabecera de la columna de
destino, abra otra vez el menú
contextual con un clic derecho y elija el
comando Pegado especial. 5º) Marque
la opción Ancho de las columnas y
presione
Aceptar.
28
Edición de fórmulas. Más que truco, éste es un buen consejo.
Si va a editar
una fórmula muy compleja, cópiela
en otra celda y sáquele el signo igual
para
que Excel la reconozca sólo como
texto. Luego trabaje en la fórmula
original. Si los resultados no son
satisfactorios restaure la fórmula
original desde
la copia de resguardo, agréguele el
signo igual adelante y asunto concluido.
Herramientas útiles
29
Repetición de acciones. Aplicar una y otra vez un formato o
ejecutar una
orden puede resultar una tarea
tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena
alternativa
para superar esto, ya que almacena
la última orden o formato aplicado: por
ejemplo, escriba un texto o un
número en dos celdas y, luego, aplique el
formato
de fuente negrita en una de ellas.
De inmediato, active la segunda celda y
pulse F4: automáticamente esta
celda también adopta el formato negrita. Para
hacer una segunda comprobación de
la utilidad de este comando, presione la
tecla Supr
(Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda.
Luego, active la restante y presione F4; también ésta queda
en blanco.
30
Atajos de filas y columnas. Para ocultar y mostrar filas y
columnas sin
utilizar el mouse,
Excel cuenta con las siguientes combinaciones de tecla:
Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+Mayúsculas+8: Mostrar fila. Ctrl
+0: Ocultar
columna. Ctrl+Mayúsculas+9:
Mostrar columna.
31
Fecha y hora. Otros atajos prácticos, en este caso para
insertar la fecha o
la hora en una celda, son los
siguientes: Para la hora: Ctrl+:. Para la
fecha:
Ctrl+;.
Tenga en cuenta que tanto : (dos puntos) como ; (punto
y coma) se
tipean,
en la mayoría de los teclados, pulsando la tecla Mayúsculas.
32
Más combinaciones. Entre el variado conjunto de
combinaciones de teclas que
provee Excel, éstas resultan muy
útiles: F11: genera un gráfico
automáticamente,
tomando los datos de un rango
previamente seleccionado. Mayúsculas+F11:
agrega una nueva hoja de trabajo en
el libro. Alt+F11: abre el editor de
Visual
Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese
lenguaje. Alt+F8:
ejecutar una macro. Ctrl+Mayúsculas+F: cambiar la fuente. Ctrl+Mayúsculas+M:
cambiar tamaño de la fuente.
33
Editor de ecuaciones. Las matemáticas cuentan con una vasta
notación
compuesta de símbolos y caracteres
de difícil escritura. Para solucionar
este problema,
el paquete Office 2000 proporciona
un programa añadido (plug-in), el Editor
de ecuaciones 3.0, que permite,
desde cualquier aplicación del paquete
(Excel,
Word, etcétera) escribir correctamente una ecuación
matemática.
Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto
y,
en el cuadro de diálogo abierto,
buscar en la caja Tipo de objeto de la
solapa
Crear nuevo el ítem Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y
hacer un doble clic
sobre ella o bien marcarla con uno
y presionar el botón Aceptar.
Gestión de datos
34
Números fraccionarios. Introducir números fraccionarios en
Excel puede
resultar fastidioso. Si se ingresa
por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como
una
fecha y lo formatea en consecuencia
(3-May). Para hacerle saber que se trata
de una fracción cargue el número
así: 0 3/5. En pantalla se verá 3/5,
mientras
que internamente el programa
almacena 0,6.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte
entera y otra
fraccionaria.
35
Copia rápida. Excel 2000 incorpora una nueva función: copiar
el contenido de
una celda en las contiguas en forma
automática.
El método consiste en activar la celda fuente de los datos,
hacer un clic en
el pequeño cuadrado que la celda
dispone en el vértice inferior derecho y,
sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De
inmediato, cada celda iluminada
duplica el contenido de la celda fuente
(valor,
fórmula, etcétera).
36
Replicación sin portapapeles. Un método simple para cargar
valores y
fórmulas iguales en rangos, incluso
no contiguos, es el siguiente: 1º)
seleccione los
rangos de destino. Mantenga
presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos
de celdas no contiguos. 2º)
Introduzca el valor o la fórmula en la celda
activa
(que debe formar parte del rango),
por ejemplo, 0. 3º) Presione Ctrl+Enter.
Automáticamente, todas las celdas seleccionadas incorporan
ese valor.
37
Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una
fórmula y ésta
debe contener referencias de celdas
absolutas, escriba la ecuación y pulse
F4
para establecer las referencias
absolutas. Luego ejecute Ctrl+Enter. Todas
las fórmulas referirán en forma
absoluta a la celda o celdas señaladas.
38
Transposición de datos. En Lotus
1-2-3, la transposición de datos, es decir
que valores ordenados verticalmente
pasen a estarlo en forma horizontal y
viceversa,
contaba con un ítem propio en el
menú principal. En Word, en cambio, está
casi oculto. ¿Cómo transponer
entonces en Word? 1º) Copie el rango origen
(por
ejemplo, la lista de los meses),
supongamos en sentido horizontal, con
Ctrl+C. 2º) Active la primera
celda del nuevo rango. 3º) Ejecute el comando
Edición/Pegado
especial. 4º) Marque la casilla de
verificación Transponer. 5º) Finalice con
Aceptar.
39
Suma rápida. Suponga que necesita sumar rápidamente tres
números. Escriba
cada uno de ellos en celdas
contiguas (por ejemplo, 25, 34 y 56) y marque el
rango.
Luego observe a la derecha de la barra de estado de Excel:
existe un cuadro
con la leyenda Suma=115,
el total buscado. Además, si hace un clic derecho
allí se desplegará un menú
contextual con otras operaciones en vez de Suma:
Promedio, Cuenta, Máx, Mín, etcétera.
40
Autocompletar más rápido. Cargar
datos repetitivos en Excel con la función
Autocompletar activada es un método
veloz. Pero la propia herramienta tiene
una
alternativa para agilizarlo aún
más. Si está cargando una lista de valores y
debe repetir uno, desde la celda
activa (por llenar) ejecute la combinación
de teclas Alt+Flecha
abajo: se despliega un menú con los valores
incorporados previamente.
Seleccione el que corresponda. Idéntico resultado
puede obtenerse
haciendo un clic derecho sobre la
celda y cliqueando, en el menú contextual,
la opción Elegir de la lista.
41
Validación viajera. Al copiar una celda (o un rango), las
reglas de
validación impuestas a ésta quedan
incluidas. Para copiar sólo las reglas de
validación
en un destino del que no se quiere
modificar su contenido, marque la celda o
rango origen y ejecute Ctrl+C; luego active la celda de destino (o la
primera
del rango) y corra la instrucción
Edición/ Pegado especial (o hágalo desde
el menú contextual), marque la
opción de radio Validación y finalice con
Aceptar.
42
Criterios múltiples. En la herramienta Filtro avanzado se
establecen dos
rangos: el de la lista por ordenar
y el de los criterios para filtrar. Por
lo general,
cada columna de datos tiene su
correlato entre los criterios. Sin embargo,
es posible e incluso muy útil tener
más columnas con el mismo encabezado
para
incorporar varios criterios; sólo
hay que respetar que estén en la misma
fila.
Un ejemplo: cargue en A1 Producto y en B1 Cantidad.
Incorpore tres o cuatro
juegos de valores (P01, 1000; P02,
2000; P03, 3000, y P04, 4000). Luego
copie
los rótulos de columna (Producto y
Cantidad) en A8 y B8, por ejemplo. A
continuación, escriba en B9 el
criterio >2000. Al ejecutar el comando
Filtro/Filtro
avanzado y fijar los rangos
obtendremos dos registros: P03, 3000 y P04,
4000.
Ahora, reemplace el rótulo Producto (que no se utiliza) por
Cantidad
(tenemos dos columnas de criterio
con el mismo nombre) y escriba en A9 4000.
Vuelva
a correr el comando y obtendrá sólo
el registro P03, 3000, el único que
cumple ambas condiciones.
43
Textos exactos. Si en Filtro avanzado se utiliza un criterio
para un campo
de texto, tenga cuidado con la
condición que impone, en especial si se debe
guardar
mucha exactitud. Por ejemplo,
tenemos el campo Nombre y deben filtrarse
aquellos que se llaman Roberto. Si
como criterio se escribe R, por ejemplo,
esto
incluirá en la lista filtrada
nombres como Raúl, Rubén, etcétera. Para
asegurarse que sólo filtre los
Roberto u otro texto exacto escriba la
condición
de la siguiente forma:
="=Roberto". No olvide los dos signos igual.
44
Cambio de precisión. Internamente Excel guarda todas las
posiciones
decimales que tenga un número
aunque en la pantalla, por una cuestión de
formato, se
vean sólo los predeterminados
mediante el comando Formato/Celdas (diálogo
que se abre más rápido con el
valioso atajo de teclado Ctrl+1).
Si desea ajustar los cálculos a la cantidad de decimales que
se visualizan
en pantalla (por ejemplo, 1),
eliminando el resto de ellos de las
operaciones,
ejecute el comando
Herramientas/Opciones, haga un clic en la solapa Calcular
y marque la casilla de verificación
Precisión de pantalla. Todos los valores
del libro actual se recalculan a un
decimal.
Ejemplo: escriba en A1 12,73 y en B1 24,68; luego, en C1
haga la suma de
ambos para obtener 37,41. Dé
formato Número con un decimal a todas las
cifras.
Posteriormente corra el comando Herramientas/Opciones y
marque Precisión de
pantalla: todos los cálculos quedan
sobre la base de un decimal y, por
supuesto,
pierden precisión (se obtiene 12,7;
24,7 y 37,4 ).
Gestión de archivos
45
Arranque de Excel. Excel también tiene parámetros para
ejecutarlo. Estos
son: /e: obliga a Excel a arrancar
sin crear un libro de trabajo nuevo (se
llama
formato incrustado). /I: el
programa se inicia con una ventana de tamaño
máximo, ignorando todos los ajustes
anteriores. /p[carpeta]: establece la
ruta
activa a un directorio distinto al
predeterminado.
Debe escribirse todo el path entre
comillas. /r[nombre de archivo]: Excel
abre el archivo especificado en
modo de sólo lectura. /s: La aplicación se
abre
en modo seguro. Con ésta, evita los
archivos de las carpetas Xlstart y otros
de arranque alterno factibles de
poseer un virus.
Elementos gráficos
46
Sucesión rápida. Este es un secreto muy poco conocido: luego
de seleccionar
un elemento en un gráfico de Excel
con un clic del mouse, mediante las
teclas
de cursor (arriba, abajo, izquierda
y derecha), con suma facilidad y en
forma sucesiva, se pueden editar
uno a uno todos los elementos que componen
el
gráfico (ejes, títulos, valores,
etcétera).
47
Ventana de gráfico. ¿Le resulta
incómodo trabajar con un gráfico
directamente en la hoja en que está
incrustado? Entonces, abra una ventana
exclusiva para
él: 1º) haga un clic derecho en
cualquier parte del dibujo para abrir el
correspondiente menú contextual.
2º) Seleccione el ítem Ventana de gráfico.
Automáticamente
el trazo tendrá su propio cuadro de
diálogo para editarlo o visualizarlo con
comodidad.
48
Difícil de seleccionar. Hay objetos en los gráficos de Excel
muy complicados
para seleccionar con un clic del mouse. Antes de entrar en colapso,
despliegue
la barra de herramientas Gráfico
(Ver/Barras de herramientas/Gráfico), abra
el listado del combo Objetos del
gráfico (en el extremo izquierdo de la
barra)
y seleccione allí el elemento
díscolo.
49
Títulos gigantes. En los gráficos de Excel, por defecto,
cada vez que se
redimensiona el área de dibujo
también lo hacen los textos en su interior,
en especial,
los títulos. Si no quiere que esto
suceda, haga un clic derecho sobre el
título o texto y elija la opción
Formato del título del gráfico en el menú
contextual.
Esto abre un cuadro de diálogo; en él seleccione la solapa
Fuente y allí
desactive la casilla de
verificación Autoescala.
50
Agregar valores. Un método simple para agregar nuevos
valores en un gráfico
es el siguiente: seleccione el
nuevo rango de datos y cópielo en el
Portapapeles;
a continuación, haga un clic
derecho sobre el gráfico y elija el ítem Pegar
del menú contextual.
Automáticamente se añadirán las columnas o porciones
correspondientes
a los nuevos valores.|
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