Microsoft Access 2000
Lección: 2
Capítulo: Qué es una base de datos
Qué es Microsoft Access
Podemos definir a Microsoft Access 2000 (en adelante MS-Access ó Access) como un
sis-tema de administración de bases de datos relacionales, diseñado
especialmente
para ser utilizado bajo Windows 95/98. Veamos el significado de esta definición,
mediante la descripción de sus componentes.
Qué es una base de datos
Una base de datos es una colección de informaciones o datos relacionados con un
tema particular. Todos los que hemos trabajado en los archivos de una oficina
o simplemente consul-tando un libro en una biblioteca, sabemos en qué consiste
una base de datos "en cartulina"; un contenedor adecuado (fichero) en donde
se disponen una cantidad de tarjetas o fichas de manera que puedan revisarse con
facilidad, y generalmente en un orden determinado (alfabético, por ejemplo).
Cada una de las tarjetas contiene datos sobre un determinado artículo (libros,
en el caso de la biblioteca) los que se ingresan de una manera prefijada
y uniforme para todas ellas (autor, títu-lo, número de catálogo, tema, cantidad
de páginas, editorial, lugar y fecha de la impresión, por ejemplo).
Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la información se ingresa, se
guarda y se administra en computadoras mediante programas especializados, entre
los que se destaca Ac-cess, objeto de este curso.
Bases de datos y ficheros manuales
Si necesitáramos ubicar un libro por su título, de estar las tarjetas en el
fichero ordenadas al-fabéticamente por título, no tendremos que mirar cada una
de las fichas hasta encontrarlo.
Pero si lo que buscamos en ese fichero son los libros sobre un determinado tema,
nos será preciso revisar el fichero en su totalidad para ubicarlos.
Siempre refriéndonos al fichero manual, podríamos dar una solución a este
problema man-teniendo una copia del mismo ordenada por tema, otra por autor,
etc.,
lo que nos obligaría a la tediosa tarea de actualizar todos y cada uno de estos
ficheros toda vez que se produzca una no-vedad.
Campos, registros, tablas y bases
Un campo es la pieza más pequeña de información de la que se compone una base de
da-tos. Esta parte indivisible contiene un único dato, como por ejemplo
un precio, un tamaño, un nombre, etc.
Los campos se disponen en conjunto llamados registros. Un registro es, en medios
electró-nicos de almacenamiento, el equivalente a la ficha.
Del mismo modo que las fichas, cada registro está compuesto por los mismos
campos y en la misma disposición; sólo cambia el contenido, pero permanecen
invariables
la longitud y la ubi-cación de cada uno de los datos en todos los registros.
Esta colección de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupa en
Access en lo que se denomina una tabla, que es el equivalente del contenedor
o fichero manual. Por ejemplo, si el tercer campo del registro es el precio,
todos los registros de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos
valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo.
La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas.
Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos
uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna
encontraremos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla.
Los nombres de los campos que aparecen al tope de la tabla, describen la
información que contendrá cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacer
referencia al dato contenido en el campo.
Para aquellos lectores familiarizados con dBase III, dBase IV, FoxPro, etc.
diremos que lo que llamamos tabla en Access, constituye una base de datos o
archivo DBF en sistemas tipo dBase, aplicándose allí la misma modalidad de
campos y registros.
Pero Access incorpora un nuevo concepto; el de la base de datos integral. Se
trata de un ente que agrupa todo lo necesario para el manejo de la información
referente a un determinado tema: tablas, formularios, índices de ordenamiento,
relaciones entre los datos de las distintas ta-blas, informes, etc. que
veremos en el resto de este curso.
De hecho, podemos tomar todas las bases de un determinado sistema tipo dBase e
incorpo-rarlas a una única base de datos Access, como lo veremos más adelante
en este curso.