Microsoft Access 2000
Lección: 113
Capítulo: Qué posibilidades nos ofrece OLE
En principio, OLE nos permite manejar información que es desconocida para Access
Un do-cumento de Word, una imagen de Paint, un sonido digitalizado, etc.),
posibilitándonos de esta forma almacenar y manejar cualquier tipo de información
dentro de una base de datos.
Podemos cargar (incrustar) estas distintas piezas de información extra-Access en
campos de una tabla, o bien vincularla a los mismos. En el primer caso,
el bloque de información que constituye el objeto es copiado al campo y pasa a
formar parte de la tabla y en el segundo caso se crea un vínculo con este
objeto (o mejor aún, con el archivo que contiene ese objeto) que perma-nece
fuera de la base de datos, pero se accede a él automáticamente toda vez que
sea leído el registro que contiene dicho vínculo.
Cómo colocar distintos objetos en campos OLE
De alguna manera (hay varias posibles), creamos una copia del objeto o pieza de
informa-ción extra-Access y la colocamos en el campo OLE de alguno de los
registros de la tabla. Junto con el objeto, Access guardará la información
necesaria para identificar a la aplicación servidora (la que se utilizó para
crear el objeto o que permite modificarlo) de manera tal que luego podamos
llamarla cuando necesitemos modificar dicho objeto.
A partir del momento en que fue copiado al campo correspondiente, podemos
modificar o eliminar el objeto original sin que ello afecte a la copia que quedó
ya almacenada dentro de un campo de una tabla en la base de datos.
Por ejemplo, para insertar una imagen bitmap, o documentos Word o WordPad,
podemos hacerlo a partir de los respectivos archivos .BMP o .DOC, arrastrando
el icono que representa a dicho objeto (en la ventana Mi PC o del comando
Buscar) al recuadro del objeto OLE en el formu-lario o bien al campo de la hoja
dinámica si es que estamos visualizando la información de ese modo.
Si se trata de un documento .DOC (Word o WordPad), podemos abrir el mismo en la
aplica-ción correspondiente y, valiéndonos de las herramientas de selección,
tomar sólo una parte del objeto y luego arrastrar al campo OLE, siendo este
método particularmente adecuado para colocar parte de un objeto.
Debemos tener en cuenta que, en el caso de que arrastremos, el documento
original quedará en blanco (el sector seleccionado), ya que en ese caso
estaremos
ejecutando el comando Mover de la aplicación servidora (Word o WordPad). Si
queremos conservar intacto el documento original, luego de mover los datos
al campo OLE debemos pulsar sobre la ventana del documento y ejecu-tar el
comando Deshacer (Control + Z), el que actuará sólo sobre la aplicación
servidora,
restituyendo lo que se quitó y permaneciendo sin cambios la información que se
colocó en el campo OLE.
Mencionaremos una tercera forma de hacer esto mismo (y que es válida también
para el programa Paint que maneja imágenes bitmap). Luego de seleccionar, en
lugar de arrastrar pode-mos utilizar (en la aplicación servidora, Word o Paint),
el comando Control + C para copiar el fragmen-to seleccionado al portapapeles,
luego pulsar sobre el campo OLE y allí colocar la información del portapapeles
con las teclas Control + V. Si nuestra idea fuera recopilar textos escritos
en aplicaciones viejas (archivos TXT o DOC´s de Word 5.5, Word 2.0, Word 6.0,
etc.), nos resultará conveniente abrir cada uno de ellos en Word 2000 (este
programa hará las conversiones necesarias al nuevo formato) y luego pegar lo que
nos interese en los campos OLE, de la forma que ya se explicó.
Qué es un objeto vinculado
En lugar de obtener una copia, podemos vincular el objeto original. Vincular
quiere decir que sólo existirá el objeto original (no hay copias). Este objeto
original será mostrado en el cuadro del campo correspondiente en el formulario
Access, y podremos modificarlo del mismo modo que a los objetos incrustados.
Entenderemos esto mejor con un ejemplo:
Supongamos que el dibujo correspondiente al logotipo de una empresa resida en un
archivo del tipo .BMP (imagen de Paint). Este archivo de imagen puede estar
colocado en todos los for-mularios de la empresa mediante lo que se denomina un
vínculo dinámico.
Si en alguna oportunidad esta empresa decide modificar su logotipo, el diseñador
abrirá ese archivo .BMP con Paint, modificará su diseño y lo grabará
actualizado.
En adelante, todos los formularios de la empresa que incluyan un vínculo hacia
ese objeto lo mostrarán con su nuevo diseño, ya que se trata del mismo objeto.
Ya sea que se trate de objetos incrustados o vinculados, al pulsar doble clic
sobre el campo correspondiente llamaremos a la aplicación servidora para
trabajar
sobre dichos objetos. En el primer caso, una vez actualizados los objetos, la
información será devuelta al campo de la tabla y en el segundo se actualizará
el archivo original, para que en adelante todos puedan tomar la nue-va versión
del mismo.
No siempre es conveniente utilizar vinculaciones; por ejemplo, si se tratara de
una tabla de legajo con fotos, nos convienen los objetos incrustados, ya
que de esta forma las fotos de cada sujeto estarán guardadas en el registro
correspondiente dentro de la base de datos y podrán mo-dificarlas únicamente
quienes tengan derecho de acceso a la misma.