Microsoft Access 2000
Lección: 128
Capítulo: Cómo calcular totales en nuestras consultas
Si, estando en modo diseño, pulsamos el botón Totales
de la barra de botones aparece-rá la fila Total en la cuadrícula (figura 9.14).
El botón mencionado actúa como conmutador, activando y ocultando esta fila.
La función de esta fila de totales es separar los registros de la consulta en
distintos grupos, y mostrar sólo un registro por grupo con el resultado del
cálculo correspondiente. Por ejemplo, agrupar los registros por provincia para
mostrar el total facturado en cada una de ellas.
Podremos calcular sumas, promedios, mínimos, máximos, etc., respecto del grupo
de los registros seleccionados por el criterio.
Figura 9.14
Cómo utilizar la fila Totales para calcular sobre grupos
Veremos ahora qué debemos colocar en la casilla de la fila de totales para las
distintas co-lumnas, según la función que cumplirán en la obtención del total:
La columna en la que se basa el cálculo (en los ejemplos utilizaremos
MONTOFACTURADO), debe tener en la fila de Totales la función que se quiere
ejecutar,
SUMA, PROMEDIO, etc. Es-tos serán los campos de resumen; allí se mostrará el
resultado de aplicar la función especifi-cada a los valores de todos los
registros
del grupo (por ejemplo la suma de MontoFacturado de todos los registros de La
Pampa).
Mín
Para mostrar el valor mínimo de cada grupo.
Máx
Para mostrar el valor máximo de cada grupo.
Suma
Para mostrar la suma de los valores del grupo (para ese campo).
Promedio
Para mostrar el promedio o media del grupo.
DesvEst
Para mostrar la desviación estándar de los valores del grupo.
Var
Para mostrar la varianza calculada con los valores del grupo.
La o las columnas en las que se basa el criterio de agrupamiento (por ejemplo la
provincia) debe tener en la fila de Totales la función por omisión Agrupar
por. Puede tener también, en la fila de los Criterios, algún criterio definido
para seleccionar los registros sobre los que se ha de totalizar.
No podemos resumir (sumar, promediar, etc.) columnas de texto, pero podemos
aplicar a las mismas las siguiente funciones:
Cuenta
Para que nos muestre la cantidad de registros que se acumularon en cada grupo.
Primero
Para que se nos muestre el contenido de ese campo del primer registro del grupo.
Ultimo
Para que se nos muestre el contenido de ese campo del último registro del grupo.
No tiene sentido que una consulta de este tipo contenga otras columnas ya que,
como vimos, no podrían mostrarse a menos que se les especifique alguna función.
No obstante, si desea-mos conservar otras columnas, debemos deshabilitar la
visualización de las mismas seleccio-nando en la fila de Totales la función
Dónde. Esto desactivará automáticamente la casilla Mostrar de la columna
correspondiente y evitará que cumpla cualquier otra función que pudie-ra alterar
la presentación del total buscado.
El siguiente cuadro (figura 9.15) muestra de manera esquemática qué tipo de
operaciones se pueden efectuar, y en base a qué tipos de campo podemos
aplicarlas.
Podemos mostrar más de un cálculo basado en el mismo campo. Para ello crearemos
nue-vas columnas con ese mismo campo, colocando en cada una de ellas la
función deseada.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta de totales de montos facturados que
nos mues-tre además, la mínima, la máxima y el promedio, agregando tres columnas
con MontoFacturado y aplicando a cada una de ellas las funciones mencionadas.
Veamos algunos ejemplos
Mostraremos la disposición de los parámetros en la cuadrícula y debajo un
prototipo del re-sultado que obtendremos al ejecutar la consulta.
En las distintas figuras sólo se verán las columnas que intervienen en la
obtención del resu-men, que deben ser las únicas de la consulta. Si consideramos
necesario conservar alguna/s otra/s columna/s reiteraremos que éstas no
intervendrán ni en el agrupamiento ni en los cálculos y para que la consulta
funcione
correctamente, deberá elegirse para todas ellas el descriptor de operación =
Dónde, como se muestra en el margen izquierdo de la página siguiente.
Una consulta con los totales para cada provincia
Una consulta de totales para Buenos Aires y San Luis
Una consulta agrupando por provincia / localidad
Suma los registros correspondientes a la misma localidad (en cada provincia) y
muestra uno solo, con el total de cada caso.
Figura 9.18
Una consulta con el total general de ventas
Figura 9.19
Una consulta con los promedios de venta por provincia
Figura 2.20
Una consulta con la cantidad de clientes por provincia
Figura 9.21