Microsoft Access 2000
Lección: 25
Capítulo: El orden de los datos
Una de las ventajas más importantes que nos proporcionan las bases de datos es
la de po-der manejar la información en el orden requerido en cada caso.
Por ejemplo, si en un servicio médico se presenta un paciente que recuerda su
número de historia clínica, el operador lo ubicará inmediatamente tipeando
ese número, pero si el paciente no lo recuerda se lo buscará por su nombre en
una lista alfabética. El paciente tiene un único registro de legajo médico
y, por lo tanto, estamos accediendo a la misma información por dos vías diferen-tes.
Esto es sólo un ejemplo de los múltiples beneficios que pueden obtenerse de una
base de datos como la que nos ocupa.
Qué es un índice o clave
Disponiendo de una computadora lo suficientemente rápida, el operador del
ejemplo anterior podría ordenar los datos en forma alfabética para ubicar al
paciente
por su nombre, pero existe una forma mejor de hacer esto utilizando índices.
Un índice es una característica de la tabla asociada a un determinado campo de
la misma, que nos permite definir un ordenamiento y una clave de acceso
particular
para los datos conteni-dos en dicha tabla.
Podemos decir que un índice nos permite:
Leer o listar los registros de la tabla en un orden determinado.
Acceder a un determinado registro en forma directa.
Relacionar datos de distintas tablas.
La clave principal de la tabla
Si bien en Access no es obligatorio, generalmente se acostumbra identificar a
cada fila o re-gistro con un único número de código o de serie, como por ejemplo
el número de legajo del em-pleado o el número de serie del producto.
En caso como los mencionados es conveniente definir para esos campos la
característica Indexado Sin duplicados y de esta forma nos aseguraremos que
Access
nos impedirá ingresar más de un registro con el mismo valor de ese campo (es
decir que de esta manera evitaremos tener dos registros con la misma clave
identificatoria).
También podemos designar a ese campo como Clave principal de la tabla y de esa
forma la tabla se mantendrá siempre ordenada de acuerdo con el valor de ese
campo.
Cuando ingresamos datos en una tabla estos van ocupando posiciones consecutivas
y ese será el orden natural de la tabla u orden físico de los registros.
No obstante, como lo vimos en la figura 2.5, Access nos sugiere que definamos un
índice principal para que en adelante sea ese índice el que defina el orden
en que se presentarán los registros.
Veremos luego, que se puede establecer el ordenamiento de los registros sin
necesidad de Clave principal, definiéndolo como una propiedad de la tabla. No
obstante, veremos algunos casos en los que es ventajoso establecer una clave
principal para la tabla.