Microsoft Access 2000
Lección: 49
Capítulo: Cómo filtrar por selección
Podemos seleccionar datos de cualquier parte de la tabla y ordenarle al programa
que nos muestre todos aquellos registros que tengan el mismo dato que hemos
seleccionado. La selección puede abarcar parte de un campo, un campo completo,
parte de varios campos o varios campos completos; en pocas palabras, disponemos
de una libertad total para seleccionar lo que necesite-mos de una tabla.
Esta manera de discriminar los registros que deben mostrarse se denomina Filtro
por se-lección; veamos un par de ejemplos.
Teniendo a la vista los datos de la tabla de clientes hagamos lo siguiente:
1. En la columna CodProvin de cualquiera de los registros pulsemos doble clic
sobre la pala-bra"BA" (quedará seleccionada) y pulsemos el botón de filtro
por selección
Observemos que quedan en la tabla sólo aquellos registros que pertenecen a la
provincia de Buenos Aires.
2. Pulsemos en cualquier fila de la columna Nombre y luego el botón de
ordenamiento ascen-dente. Los registros de Buenos Aires se mostrarán ordenados
por
Nombre.
Cómo deshabilitar el filtro para visualizar todos los registros
Podemos desactivar el filtro y así mostrar todos los registros de la tabla. Si
se encuentra aplicado algún filtro, el botón Aplicar/Quitar Filtro se mostrará
más claro, indicando que la opción está activa.
1. Pulsemos el botón de Aplicar/Quitar Filtro
y tendremos en pantalla todos los registros de la tabla.
Este botón funciona como un conmutador. Una vez que lo pulsamos, cambiará su
aspecto de acti-vo a inactivo. Si en estas condiciones lo pulsamos nuevamente,
volveremos a aplicar el efecto de filtro.
Esto significa que el filtro es un parámetro que se guarda en el diseño de la
tabla como una propiedad más y que podemos activarlo o desactivarlo.
Cómo suprimir un filtro por selección
Una vez creado el filtro pasa a formar parte de las propiedades de la tabla. Si
al cerrar la ta-bla contestamos No a la pregunta de la figura 4.7, las
propiedades
de la misma no se modificarán y la tabla no tendrá filtro.
Por el contrario, si contestamos Sí, este filtro pasará a formar parte de la
tabla. Aunque sa-bemos que pulsando el botón Aplicar/Quitar filtro podemos
mostrar todos los registros, no pode-mos eliminarlo definitivamente de este
modo.
Si abrimos la tabla en modo diseño y abrimos luego su cuadro de propiedades
(figura 4.6) notaremos que en el parámetro Filtro aparecen datos que expresan
con palabras la selección que efectuáramos anteriormente sobre los datos de la
tabla.
Podemos seleccionar este parámetro y borrarlo, para eliminar definitivamente esa
propiedad de la tabla. Notaremos que, una vez quitado definitivamente el
filtro quedará inhabilitado el botón Aplicar/Quitar Filtro.
El filtro por selección es acumulativo
Si estando aplicado y activado el filtro repetimos la operación de selección con
otro campo, este nuevo filtro se acumulará al anterior.
2. En la columna Localidad pulsemos doble clic sobre "Palomar" y luego pulsemos
nuevamente el botón de filtro por selección.
Aparecen ahora sólo los registros de la localidad Palomar. En este caso, al
aplicarse la se-gunda selección (Palomar), se limitó aún más el alcance de la
primera selección, es decir que primero mostraremos sólo los registros de Buenos
Aires, y de estos registros, sólo los de la locali-dad "Palomar".
Se dice aquí que los criterios de selección CodProvin=BA y Localidad=Palomar se
combi-nan en una conjunción "AND" o en castellano "Y":
CodProvin = Buenos Aires Y Localidad = Palomar
En este criterio, la primera condición no pareciera ser necesaria ya que si
seleccionamos to-dos los registros pertenecientes a la localidad de Palomar,
estos también pertenecerán a la provincia de Buenos Aires, pero ¿qué sucedería
si tenemos algún cliente en la localidad de Palomar de la provincia de San
Luis?
Cómo evitar la acción del filtro anterior
Si lo que deseamos es incorporar un nuevo criterio, sólo debemos asegurarnos que
el filtro anterior se encuentre inactivo:
3. Pulsemos el botón Aplicar/Quitar de modo que aparezcan todos los registros.
4. Seleccionemos el nuevo criterio (por ejemplo resaltemos "CF" en el campo
CodProvin y pul-semos luego el botón filtro por selección para elegir del total
de registros de la tabla todos aquellos cuya provincia es "CF").
Filtros excluyentes
Podemos mostrar "todos aquellos registros que no..." con el Filtro excluyendo la
selec-ción. En este caso no disponemos de un botón pero sí de una opción
de menú emergente. Vea-mos:
1. Presentemos primeramente todos los registros y luego, en la co-lumna
CodProvin de cualquiera de ellos, pulsemos doble clic so-bre la palabra "BA"
(quedará
seleccionada).
Una vez seleccionado el dato a filtrar, en lugar de pulsar el bo-tón de filtro
por selección, podemos acceder a un menú emergente (figura 4.8) pulsando
el botón derecho del mouse en cualquier parte de la hoja de datos.
Si en estas condiciones pulsamos sobre Filtro excluyendo la selección,
aparecerán en la tabla todos los registros que no contie-nen el dato
seleccionado.
Filtros por parte de un campo
Hasta ahora utilizamos para aplicar filtros los contenidos completos de un campo
en pero ciertas circunstancias es necesario seleccionar registros por una
parcialidad de un campo, como por ejemplo si tuviéramos que mostrar sólo los
registros de clientes cuyo nombre comience con una determinada letra.
El filtro por selección puede actuar en base a un campo completo o sólo a una
parte del mismo; veamos esta última forma de uso:
1. Teniendo a la vista todos los registros de la tabla (ver paso 1 anterior),
pulsemos sobre el campo Nombre, a la izquierda de la C de Cassini Mirta y
sin liberar el botón arrastramos hacia la derecha de manera de resaltar sólo la
letra mencionada. Seguidamente pulsemos el botón Filtro de selección y
veremos en la tabla sólo aquellos clientes cuyo nombre comienza con la letra
"C".
2. Pulsemos el botón de Deshabilitar filtro, seleccionemos del mismo modo el
nombre José y pulsemos luego el botón Filtro por selección. Quedarán en la
tabla sólo aquellos registros que contengan la cadena de texto "José" en algún
lugar del campo Nombre.
Observemos que este texto es buscado en cualquier parte del campo, a diferencia
del ejem-plo anterior en que sólo se buscó al principio.
Esto se debe a que Access detectó la posición de la cadena de texto seleccionada
y por ello, en el primer caso aplicó la opción Comienzo del campo y en
el segundo Cualquier parte del campo (con conceptos similares a los que
estudiamos en las búsqueda: figura 4.2).