Microsoft Access 2000
Lección: 52
Capítulo: El filtro por formulario
Un filtro por formulario nos permite establecer condiciones de filtrado algo más
complejas. Se trata de un formulario que contiene todos los campos de la
tabla, para ingresar condiciones o criterios de selección en cada uno de ellos,
en lugar de datos.
El filtro por formulario puede cumplir con todas las funciones del anterior pero
además nos permite establecer condiciones concurrentes en modo suma; es
lo que se conoce como conjun-ción "OR" o conjunción "O".
Supongamos que se nos piden los clientes de Capital y provincia de Buenos Aires;
para mostrar todos estos registros necesitaríamos una condición de filtro
como la que sigue:
CodProvin = CA O CodProvin = BA
Observemos la diferencia con la condición anterior: en aquél caso a la primera
condición (registros de Buenos Aires) agregábamos una segunda condición (que
además pertenezcan a Palomar) pero esta segunda condición se aplicaba sobre los
registros que nos dejaba visibles la primera, por lo que reducía aún más
la cantidad de registros. Aquí, en cambio, además de mostrar los re-gistros de
Capital necesitamos que se muestren los de Buenos Aires; si bien tenemos
también dos condiciones, en este caso cada una de ellas aporta sus registros al
resultado (las condiciones se suman en lugar de restarse).
Figura 4.11
El filtro por formulario ya incluye los filtros anteriores
Los filtros por formulario y por selección son en realidad lo mismo; sólo
difieren en el método de aplicación. La prueba de esta afirmación la tendremos
seguidamente.
Repitamos los pasos del primer ejercicio de filtros a fin de seleccionar los
clientes de Buenos Aires y Palomar (observemos los registros que cumplan con
esa condición).
1. Estando entonces establecido el filtro por selección pulsemos sobre le botón
Filtro por formula-rio y veamos qué aparece (figura 4.12).
Figura 4.12
Veamos que el filtro por formulario incluye los criterios que establecimos con
el botón de filtro por selección.
Una ayuda para seleccionar los datos
El campo que se encuentra activo (en el filtro por formulario) muestra un icono
de lista (en la figura 4.12 ese campo es CodCli). Pulsemos sobre LOCALIDAD
y luego sobre el icono de lista correspondiente, y se mostrará una lista con
todos los valores distintos de LOCALIDAD que contenga la tabla. Eligiendo
los valores en lugar de escribirlos nos ahorraremos muchos errores de tipeo.
También podemos aplicar aquí todo lo que aprendimos sobre el uso de carac-teres
comodín (*?), por ejemplo M* para elegir todo lo que comience con M y ?ó?ez*
para seleccionar Gómez, López, etc.
Los criterios de los distintos paneles actúan en "Or" (O)
En la figura 4.12 vemos una segunda solapa con el indicador "Or" en segundo
plano; lo que definamos en esta segunda solapa será una nueva alternativas de
selección que se sumará a la anterior.
En otras palabras, el filtro mostrará los registros de la tabla que cumplan con
el criterio es-pecificado en la solapa Buscar, más aquellos registros que
cumplan con el segundo criterio, defi-nido en la hoja "Or". Veamos esto con un
ejemplo sencillo:
1. Pulsemos en el campo LOCALIDAD y borremos el criterio "Palomar" para volver a
la situación anterior (se volverán a mostrar todos los registros de "Buenos
aires").
2. Pulsemos la solapa "Or" y en el campo CODPROVIN seleccionemos "CF".
Por el hecho de haber utilizado el segundo panel, se ha creado un tercer panel,
en el que podría-mos agregar un tercer criterio de selección.
3. Pulsemos el botón Activar filtro y aparecerá la tabla mostrándonos los
registros de Buenos Aires (BA) y también los de Capital (CA). En la línea de
estado
de la ventana Clientes el texto "(Filtrado)" nos indica que se encuentra
aplicado un filtro y cuántos registros se están mostran-do.
Los criterios de una misma página actúan en "And" (Y)
1. Pulsemos nuevamente el botón Filtro por formulario para acceder a la
cuadrícula de la figura 4.12.
2. En la página en que tenemos la selección de BA escribamos, en la columna
correspondiente a los montos: > 1000
3. Pulsemos el botón activar filtro y veremos en la tabla todos los registros de
Capital, más los de Buenos Aires, pero en este caso, sólo aquellos cuyas
ventas superen los $ 1000 (figura 4.13).
Figura 4.13
Esta condición podría expresarse como:
(CodProvin="CA") O (CodProvin="BA" Y Montofacturado>1000)
Los paréntesis se incluyeron en el texto sólo por razones de mayor claridad,
pues Access asume, en lo que hace a los criterios especificados en una misma
hoja (BA y >1000) que deben cumplirse ambos, y que los indicados en distintas
hojas constituyen otras tantas alternativas de selección.
Podríamos así asignar en una nueva página "O", un segundo criterio que
seleccionara los registros de La Pampa con un importe superior a los $ 1000, en
otra
nueva página colocar un ter-cer criterio que seleccione los registros de Córdoba
con importe inferior a $ 800, etc.
De acuerdo con lo dicho, podemos entonces crear un filtro por formulario con un
criterio dis-tinto para cada provincia, localidad, etc.
También podemos incluir ordenamientos
Si estamos visualizando los datos ya filtrados en modo tabla y pulsamos sobre
alguno de los campos y luego sobre el botón de ordenamiento, habremos definido
para esos datos un orden de presentación.
4. Pulsemos sobre algún campo de la columna NOMBRE y luego el botón de Orden
ascendente y obtendremos los datos en el orden en que se muestran en la figura
4.13
Cómo eliminar definitivamente un filtro por formulario
Como vimos, un filtro puede estar activado o desactivado según el estado del
botón corres-pondiente, pero si lo que queremos es eliminar definitivamente
criterios de filtro y ordenamiento, podemos borrarlos del cuadro de Propiedades
(figura 4.6) o bien de los campos de Filtro por for-mulario de la figura
4.13.
Esta última alternativa nos permitirá eliminar también los filtros por selección
que se encuen-tren establecidos ya que, como vimos en la figura 4.12 los
mismos se muestran en el Filtro por formulario.
Al suprimir los criterios, lógicamente dejan de aplicarse, pero las fichas ya
creadas perma-necerán allí. Si queremos ser más prolijos podemos eliminarlas
(tengan incorporados criterios o no) de la siguiente forma:
1. Estando en la vista filtro por formulario pulsemos con el botón derecho en el
sector gris de esta ventana; aparecerá el menú emergente de la figura 4.14.
Figura 4.14
Aquí podemos seleccionar la opción Borrar cuadrícula para restablecer una
cuadrícula va-cía, o bien Eliminar ficha, para eliminar la hoja de condiciones
que se encuentra activa en ese momento.
Ya sea que hayamos utilizado un método u otro, recién se harán permanentes los
cambios cuando guardemos el diseño de la tabla con estas modificaciones.