Microsoft Access 2000
Lección: 59
Capítulo: Trabajemos en el diseño de la consulta
En este capítulo crearemos una consulta similar a la del capítulo anterior,
aprenderemos a definir condiciones más complejas, incluir campos, etc., para
luego combinar o relacionar los datos de dos tablas y así mostrar, en la misma
consulta, datos que se encuentran en tablas relaciona-das.
Trabajemos en el diseño de la consulta
En el capítulo anterior creamos una consulta a partir de un filtro por
formulario. Ahora crea-remos una consulta en blanco y agregaremos dentro de la
misma
campos, condiciones, criterios de ordenamiento, etc.
Cómo crear una nueva consulta
Crearemos una consulta basada en la tabla de Clientes utilizando para ello todos
los valores por omisión.
1. Accedamos al cuadro de diálogo de la base de datos y pulsemos el botón
correspondiente a Consultas.
Se mostrará aquí la consulta que hemos creado en el capítulo anterior y
aparecerán también las dos opciones disponibles para crear una consulta: la
primera
de ellas nos permite abrir una cuadrícula de diseño y la segunda nos conduce a
un asistente.
Access dispone de asistentes que nos permiten crear consultas en forma
automática ingresando unos pocos parámetros, pero utilizaremos estos asistentes
más
adelante; por ahora nos queda-remos con la primera opción.
2. Pulsemos la primera de las opciones: Crear una consulta en la Vista Diseño,
para acceder a la cuadrícula de diseño de la consulta similar a la que vimos
en el capítulo anterior, pero esta vez en blanco (figura 5.1).
Lo primero que haremos será incorporar la o las tablas que la consulta tomará
sus datos. Es por eso que aparece ahora en primer plano el cuadro Mostrar
tabla.
3. Seleccionemos la única tabla disponible, Clientes, y pulsemos Agregar.
Con esta acción, agregamos una lista de los campos de la tabla de Clientes en el
sector gris del cuadro de diseño de la consulta (figura 5.2).
El cuadro superpuesto permanece en su lugar para permitirnos agregar otras
tablas, pero no es esa nuestra intención, por lo que:
Figura 5.1
4. Pulsaremos el botón Cerrar para quitar el cuadro de la pantalla y pasar a
trabajar en la cuadrí-cula.
Figura 5.2
Cómo incluir los campos de la tabla en la consulta
Ya hemos agregado la tabla de Clientes a la consulta. Seguidamente vamos a
definir qué campos de esa tabla intervendrán en la consulta; el procedimiento
consiste en arrastrarlos desde la tabla a la cuadrícula. Veamos qué fácil es:
1. Pulsemos sobre el primer campo de la tabla, CODCLI y, manteniendo pulsado el
botón, llevé-moslo hasta la primera columna de la consulta. Al liberar el
botón se habrá incorporado a la consulta una columna con la referencia de este
campo.
Tal vez pulsa doble clic sobre cada campo de la tabla nos resulte más rápido y
provocará el mis-mo efecto que arrastrarlo a la primera columna libre.
También podemos seleccionar varios campos ayudándonos con Shift o con Control y
mover el conjunto para crear varias columnas en un solo paso.
Cómo definir si un campo se muestra o no
Ya vimos esto en el capítulo anterior, pero notemos que en este caso, para el
campo recién colocado, la casilla correspondiente a Mostrar se encuentra activa;
esto nos indica que el campo se mostrará cuando ejecutemos esta hoja de
respuestas dinámicas. Si pulsamos sobre la casilla, ésta aparecerá inactiva y,
por lo tanto, la columna correspondiente no será mostrada.
1. Pulsemos doble clic sobre el segundo campo de la tabla, y hagamos lo mismo
con el resto de los campos para incorporarlos a todos a la hoja de respuestas
dinámicas o consulta.
No es necesario que aparezcan todos los campos en la consulta; según su función
podemos in-corporar sólo los campos necesarios.
Los campos que tienen inactiva la correspondiente casilla Mostrar no serán
presentados en el resultado de la consulta pero actúan, en cuanto a
ordenamientos
y criterios de selección, del mismo modo que los que se exhiben.
Ya mencionamos que las funciones de los campos son independientes entre sí.
Podemos así definir criterios de selección y ordenamiento establecidos en base
a campos que no se mues-tran en la hoja de datos. Veremos, en el próximo
capítulo, una aplicación concreta de campos auxiliares no mostrados para definir
ordenamientos algo más complejos.
Cómo incorporar la tabla completa en una sola operación
El primer elemento de la lista de campos, representado por un asterisco (*),
equivale a todos los campos. De esta forma, en lugar de incorporarlos uno a
uno podríamos agregar todos los campos de la tabla en una sola operación,
simplemente arrastrando el asterisco (o pulsando doble clic sobre el mismo).
Este, al ser colocado en la columna, se transformará en la leyenda Clientes*
representando a todos los campos de la tabla.
No podemos hacer con esos campos ningún tipo de selección ni establecer
criterios, pero no hay ningún inconveniente en que agreguemos, además, todos los
campos de la tabla que necesi-temos para establecer los criterios. En este caso,
para evitar que estos campos aparezcan repeti-dos en la tabla resultado,
los inhabilitaremos en la casilla Mostrar.
Algo para tener en cuenta
La hoja de respuestas dinámicas o consulta ocupa en sí muy poco espacio debido a
que es un elemento virtual que sólo contiene referencias a los datos reales
que se encuentran en la/s tabla/s.
No debemos, por lo tanto, preocuparnos por la cantidad de columnas auxiliares
que necesi-temos incluir en la misma a fin de que cumpla con la condición
de selección, ordenamiento, filtro, etc., ni por la cantidad de consultas que
originemos.