Microsoft Access 2000
Lección: 93
Capítulo: Cómo trabajar con varios formularios simultáneamente
El objeto del siguiente ejemplo es mostrar de qué modo Access actualiza
automáticamente los datos en la pantalla. Si tenemos dos o más formularios
abiertos
(a la vista en la pantalla) y éstos comparten algún dato, al cambiarlo en uno de
ellos se actualizará inmediatamente en todos los demás. Veamos:
El ejercicio anterior debió dejarnos en la pantalla el formulario ConsClientes,
si no fuera así abrámoslo.
1. En el cuadro Base de datos pulsemos Formularios y abramos también los
formularios CodI-va y Comisiones.
2. Si la ventana de Access no está ocupando toda la pantalla, maximicemos.
3. Pulsemos el botón minimizar del cuadro Base de datos para dejar el mayor
espacio disponi-ble para los formularios.
4. Acomodemos los formularios de modo de tener los tres a la vista en la
pantalla.
Es posible dimensionar las ventanas de manera tal que queden a la vista todos
los datos de la base, pero esto depende del modo de video que se haya
determinado
para Windows. Podemos decir que con el modo de representación de 1024 x 768
tendremos todos los datos a la vista y con el formato de pantalla básico de
640 x 480, es posible que el formulario ConsClientes no muestre todos sus datos.
En este último caso tendremos que trabajar con las barras de desplazamiento a
fin de dejar a la vista el sector que nos interese en el formulario ConsClientes,
desplacemos hacia abajo para ver el último campo; perderemos de vista el primero
(CODCLI) que por ahora no necesitamos.
Si utilizáramos alguna de las opciones de Mosaico (Mosaico horizontal o Mosaico
verti-cal) del menú VENTANA, se repartirá el espacio en partes iguales para
todas las ventanas.
5. Pulsemos en cualquier parte del formulario ConsClientes, para activar esa
ventana.
6. Pulsemos el botón Primer registro para ubicar el primer registro de la
consulta. Ya sabemos que podemos hacer esto mismo con Control + Flecha arriba.
Modo tabla, modo formulario y uso de filtros
Antes de seguir con el tema propiamente dicho, veremos algo que nos facilitará
nuestro tra-bajo con los formularios. Un formulario tiene siempre asociada
una tabla o una consulta de donde toma los datos y, por lo tanto, siempre que se
abre un formulario, también se está abriendo la ta-bla o ejecutando la
consulta correspondiente.
Como vimos, el formulario nos muestra de a un registro por vez, pero en
cualquier momento podemos visualizar estos mismos datos en modo tabla, pulsando
el botón correspondiente.
Recordemos que toda vez que un botón va acompañado de un símbolo triangular,
podemos pulsar este último para abrir una lista con dos o más opciones.
1. Abramos la lista de botones y seleccionemos el tercero, vista hoja de datos.
Con esta vista podemos trabajar como ya sabemos sobre la tabla o consulta en la
que se basa el formulario.
2. Seleccionemos ahora el botón Ver formulario para volver al modo anterior y
seguir trabajando en modo formulario.
Como podemos observar, en la barra de botones están disponibles para ambos modos
de trabajo los mismos botones de buscar y ordenar, filtro por selección,
filtro por formulario, etc.
Qué ocurre al modificar datos en un formulario con datos relacionados
Todo lo que sabemos sobre las combinaciones, que experimentáramos en el modo
tabla, se aplica también aquí para los formularios. También aquí se actualizarán
automáticamente los datos de la tabla relacionada cuando los cambiemos en el
formulario ConsClientes y cambiarán los datos del vendedor o de la categoría
cuando cambiemos el campo de relación (código del vende-dor o de categoría).
Cuando ocurría en el modo tabla, los cambios se harán efectivos recién cuando
salgamos del registro activo o cuando cerremos el formulario. En tanto no
ocurra alguno de esos dos hechos podremos volver atrás los cambios y restituir
los valores anteriores pulsando ; tal vez debamos pulsar esta tecla varias
veces hasta lograr que la totalidad de los campos vuelvan a su estado anterior.
Modifiquemos el dato nexo
Por ser el formulario sólo una forma distinta de mostrar los mismos datos de la
consulta ConsClientes, se repiten aquí las mismas situaciones. Podemos modificar
el dato (por ejemplo el nombre del vendedor), tanto en el campo que lo muestra a
través de la relación (en nuestro caso el campo NomVend del formulario
ConsClientes), como en la tabla que contiene realmen-te el dato (que es mostrado
en el formulario Vendedores), y en cualquiera de los dos casos cam-bian
ambos ya que se trata de la misma información.
1. Trabajando con el formulario de la figura 6.4, cambiemos el código de
vendedor (campo Cod-Vend) por un valor distinto al que contiene (existente en la
tabla) y pulsemos Return.
Observemos que NomVend cambió su texto por el nombre del nuevo vendedor.
Sucede aquí los mismo que en la consulta (recordemos cuando completamos con los
códigos de vendedor e IVA): toda vez que se cambie el valor del campo origen
de una relación, la tabla rela-cionada se posicionará de acuerdo con el nuevo
valor ingresado. Como consecuencia de ello, en el ejemplo, la tabla Vendedores
se ubicó en el registro del vendedor correspondiente.
También sabemos que, tal como está planteada la combinación (relación tipo 1,
estricta), no será aceptado el registro (de ConsClientes) si no se colocan
los de CodVend y CodIVA.
Modifiquemos datos de la tabla relacionada
2. Pulsemos el campo NomVend de ConsClientes y cambiemos su descripción,
colocando en su lugar Ingrid y pulsemos Return.
3. Pulsemos el botón Próximo registro y luego Registro anterior (o Av. Pág, Re.
Pág). Esto es al solo efecto de salir del registro (Access actualizará los
elementos que correspondan en el momento en que liberemos al registro
modificado) para luego volver al mismo registro.
Si no queremos salir del registro activo, podemos seleccionar la opción
Actualizar del menú RE-GISTROS, obteniendo el mismo efecto.
Observemos que el campo homónimo de la tabla de Vendedores ha cambiado,
confirmán-dose así que ambos son dos copias en la memoria del mismo dato.
Lo que hemos hecho es cambiar un dato de la tabla de Vendedores desde la
consulta de Clientes.
Esto va más allá del presente registro, ya que en adelante todos los registros
de la consulta que tengan a 2 como código de vendedor, mostrarán "Ingrid"
en el campo NomVend.
4. Pulsemos en el campo NomVend de la tabla de Vendedores y reemplacemos su
contenido por Erika, luego pulsemos Return.
De acuerdo con lo que ya vimos, es lógico pensar que si cambiamos el dato en la
tabla, cambiará en el presente y en todos los registros de la consulta
ConsClientes
que se refieran al código de vendedor 2.
Esta es otra demostración de que se trata del mismo dato que se muestra en cada
registro de clientes y que está relacionado con el registro de Vendedores
correspondiente al la clave 2.