Microsoft Access 2000
Lección: 96
Capítulo: Generemos un informe con Autoinforme
1. Abramos el cuadro de diálogo base de datos y seleccionemos una tabla o
consulta, por ejem-plo ConsClientes.
El botón Nuevo objeto dispone también de una opción para Autoinformes, que es
similar al botón de Autoformulario, que ya vi-mos. Este botón quedará con
la imagen de la última función utiliza-da, por lo que en este caso probablemente
mostrará el botón de Au-toformulario. Pulsemos entonces el icono de extensión
de este botón y de la lista que aparece (figura 7.1):
2. Pulsemos Autoinforme y, al igual que en el caso de los Auto-formularios, esto
es todo lo que debemos hacer para obtener un informe sencillo por columnas
(figura 7.3 izquierda).
Dada la cantidad de campos que contiene nuestra consulta, es probable que el
informe destine una hoja para cada registro.
Figura 7.1
Cómo elegir el tipo de listado con Autoinforme
Lo que hicimos recién fue simplemente pulsar el botón Autoinforme para generar
el tipo de informe predeterminado (Por columnas). Tal vez no resultó de nuestro
agrado porque el origen de los datos contiene muchos campos por registro. En
este caso podemos elegir otro tipo de Autoin-forme de la siguiente manera:
1. En la lista de la figura 7.1 podemos elegir Informe. Se presentará la ventana
de opciones de la figura 7.2.
2. Allí seleccionemos Autoinforme: en tablas y pulsemos Aceptar para generar un
informe algo más compacto que el anterior (figura 7.3 derecha).
Una forma práctica de crear informes
Como vimos, el Autoinforme se encarga de colocar los campos en los lugares
correspon-dientes de la página, colocar títulos y pies, numerar las hojas, etc.
Si bien todo esto nos ahorrará mucho tiempo, los resultados podrán ser en
algunos casos, algo pobres o desprolijos.
Figura 7.2
Uso de los modos de presentación de un informe
Si, estando en el modo Presentación preliminar, pulsamos el botón Diseño
podremos ajustar detalles del listado recién generado. Mejoras tales como
reacomodar
campos y títulos y emprolijar el informe en general son fáciles de hacer en esta
ventana de diseño.
Luego volveremos al modo Presentación preliminar para observar los resultados
del ajus-te. Podremos repetir este ajuste una y otra vez hasta que estemos
conformes con el resultado.
Pulsaremos entonces el botón Imprimir para enviar nuestro informe al papel.
Podría ocurrir aquí que en resultado impreso encontremos algún pequeño defecto
que no habíamos notado en la presentación de pantalla y fuera preciso, en
ese caso, corregir y repetir la impresión. Pero si previamente hubiéramos hecho
los ajustes más importantes sobre la base de la vista previa, es probable
que el trabajo quede ya terminado luego de este modesto ajuste.
El modo Presentación preliminar nos permite hacer una vista general de la
página; el seña-lador del mouse tomará la forma de una lupa. Si pulsamos sobre
la imagen del listado, el mismo reducirá su tamaño y nos mostrará una página
completa. Pulsando nuevamente retornaremos al modo normal de presentación
para observar los detalles. Podemos hacer esto mismo pulsando el botón Zoom o
bien...
Presentar una o dos páginas pulsando el botón correspondiente, y también...
Elegir el tamaño de visualización adecuado colocando el porcentaje de ampliación
(valores mayores a 100), o reducción (valores menores de 100), en el campo
destinado al efecto.
Si en el presente modo de observación no se mostrará el total del informe,
aparecerán las barras de desplazamiento horizontal y/o vertical sobre las que
accionaremos para desplazarnos hacia las partes ocultas.
Disponemos asimismo de controles para avanzar o retroceder de página.
Pulsando el triángulo de la derecha del botón Modo de presenta-ción, se abre un
menú de tres opciones. Sabemos que la primera corres-ponde a Diseño y la
segunda al modo Presentación preliminar. Estando en modo diseño de informe
disponemos de un tercer botón que nos mos-trará un panorama total del listado.
Los datos allí exhibidos no serán váli-dos pero la vista nos servirá para
verificar su distribución en la página.