Lección 10
GUARDAR UN DOCUMENTO EN WORD
Si abrimos un documento o creamos uno nuevo este permanece en la memoria del ordenador. Si se corta la corriente eléctrica perderemos lo realizado ya que no ha sido guardado. Algunas personas tienen conectadas al ordenador un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) que permite al irse la corriente disponer del tiempo suficiente para guardar lo realizado, cerrar las aplicaciones y apagar nuestro PC.
Por ello es conveniente guardar un documento cada 10 minutos, de lo contrario podrías perder el tiempo invertido en el trabajo que estás realizando. Yo aconsejaría al crear un documento darle inmediatamente un nombre y luego cada cierto intervalo de tiempo guardarlo (Control más G).
Cada vez que guardamos se actualizan los cambios en nuestro disco duro. También podemos utilizar la opción de primer nivel Archivo y la subopción Guardar.
Si el documento era nuevo, la primera vez que seleccionemos Guardar, nos aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Como, en lugar de Guardar y esto es debido a que como el documento no tiene nombre hemos de darle la primera vez una ubicación y un nombre.
La próxima vez que utilicemos Guardar, al tener ya ubicación y nombre el documento, este se actualizará y no nos mostrará el cuadro de diálogo Guardar Como, al disponer de lugar y nombre.
Resumiendo, podemos guardar usando cualquiera de las siguientes opciones:
DESDE LA OPCIÓN GUARDAR
1. Pulso Alt para activar opciones de primer nivel.
2. Nos sitúa por defecto, en la primera, Archivo.
3. Pulso flecha abajo o Enter para desplegar subopciones.
4. Pulso flecha abajo hasta Guardar.
5. Me muestra el cuadro de diálogo Guardar Como, si no tuviera nombre.
O no me muestra nada, simplemente, actualiza los cambios si ya tenía nombre.
6. Guardo el archivo.
7. Cierro el documento (Archivo, Cerrar) si no voy a utilizarlo.
DESDE EL TECLADO
Pulso Control más G de guardar.
DESDE LA BARRA HERRAMIENTAS ESTÁNDAR
Pulso sobre botón Guardar (dibujo
de un disquete).
GUARDAR COMO
Esta opción se nos muestra al seleccionar Archivo, Guardar, si el documento no tiene nombre, por ejemplo, al crear un nuevo documento, word asigna el nombre Documento1, Documento2, etc.
Si el documento creado no tiene nombre podemos ir indistintamente a Archivo, Guardar o a la opción Archivo, Guardar Como.
Si no tiene nombre el documento siempre que pulsemos Guardar nos aparecerá Guardar Como.
La opción de Guardar Como, la podríamos utilizar para abrir un documento y ubicar una copia en otro lugar, es decir, tendríamos el mismo documento, con el mismo nombre pero en otro lugar. En una misma carpeta no puede haber dos documentos con el mismo nombre.
A la hora de guardar como, nos mostrará su cuadro de diálogo donde tenemos varios campos y diversas opciones y podemos realizar diversas operaciones como:
1. Guardar en
2. Nombre de archivo
3. Guardar como tipo
4. Subir un nivel
5. Eliminar un archivo
6. Cambiar el nombre a un documento
7. Enviar un documento a disquete.
1. Guardar en
Pulsaremos flecha arriba abajo para elegir la unidad y carpeta donde deseamos ubicar el documento.
2. Nombre de archivo
Escribiremos el nombre que deseamos asignar. Para el caso de Word cuando vamos a guardar un documento nos aparecerá por defecto la primera línea del documento como nombre del mismo, pudiendo aprovecharlo sin necesidad de volver a teclear el nombre del mismo.
3. Guardar como tipo
Por defecto los documentos de Word se guardan en su formato, pero podríamos guardar el documento en formato Texto con Saltos de línea para que así él mismo pueda ser abierto con el bloc de notas y que cualquier persona que no disponga del Word pueda leerlo.
Para indicar los distintos tipos de ficheros una vez mostrado el cuadro de diálogo Guardar Como, pulsaremos Tab hasta llegar al campo Guardar como tipo, una vez allí pulsaremos flecha abajo o F4 para mostrar una lista desplegable de las diversas opciones tales como:
- Solo texto
- Formato RTF
- Solo texto con saltos de línea
- WordPerfect 5.1 para dos etc.
Nos permite convertir el tipo de documento para que pueda ser leído por otras aplicaciones que no sea Word, tal vez se pierdan algunos formatos, pero lo que es el contenido, el texto, quedará exacto.
Referente al tema de las páginas web, para el que no conozca la codificación del lenguaje HTML, Word permite guardar el documento como archivo htm para así poder publicar nuestros textos en un espacio web. Necesitaremos un programa, por ejemplo, cuteftp (http://www.cuteftp.com) para que nos suba las páginas a nuestro espacio.
4. Subir un nivel
Por defecto todo se guarda en Mis Documentos, carpeta situada, dentro de nuestro disco duro (unidad C). Al ir a guardar un documento podemos subir un nivel, si una vez situados en la lista de documentos pulsamos la tecla RETROCESO.
Al pulsarla nos situará en la Unidad C.
Si hemos creado una estructura de carpetas dentro de Mis Documentos similar a:
gastos y dentro de estas enero, febrero, marzo
si estuviéramos en la carpeta marzo al pulsar retroceso nos llevaría a gastos
al pulsar retroceso de nuevo a Mis Documentos
al pulsar retroceso de nuevo a Unidad C.
5. Eliminar un archivo
Podemos también eliminar un archivo desde el cuadro de diálogo guardar como. Muy importante el archivo que vayamos a borrar no debe estar abierto. Para ello podríamos decir que engañaremos a la aplicación y le diremos que queremos guardar algo, cuando en realidad lo que deseamos es borrar, pero necesitamos ir al cuadro de diálogo Guardar como, aunque también lo podríamos hacer desde el cuadro de diálogo abrir, lo que necesitamos es poder acceder al listado de los documentos.
1. Pulso Alt para activar las opciones de primer nivel.
2. Aparece activa la opción Archivo.
3. Flecha abajo hasta Guardar Como yEnter.
4. Pulso Tab hasta situarme en la lista de archivos.
5. Flecha abajo, arriba para moverme por ellos.
6. Me sitúo en el que deseo eliminar
7. Pulso suprimir con el teclado.
8. Me pregunta si deseo eliminarlo y Enter sobre el botón Sí.
9. El documento está ahora en la papelera.
Ésto lo podríamos hacer igualmente desde el cuadro de diálogo Archivo, Abrir.
Otra forma de eliminar el documento sería a través del explorador de Windows.
6. Cambiar el nombre a un documento
También desde los cuadros de diálogo que aparecen al seleccionar Archivo, Abrir o Archivo, Guardar Como, podemos cambiar el nombre a un documento. Lo haremos de la forma similar a lo comentado anteriormente solo que en lugar de pulsar la tecla suprimir para borrarlo pulsaremos F2 con el teclado y escribiremos el nuevo nombre que deseamos asignar a ese archivo yEnter.
Muy importante: el documento no puede estar abierto.
7. Enviar un documento a disquete.
El documento no debe estar abierto. Iremos a los cuadros de diálogo Archivo, Abrir, o Archivo Guardar como y seleccionaremos el documento. Una vez marcado pulsaremos Shift más F10 o Tecla Aplicaciones y flecha abajo hasta enviar a, flecha derecha y elegimos Disco de 3'5 yEnter.
De esta forma tendremos una copia del documento en el disquete, ¡claro! si hemos introducido el disquete, ja,ja, de lo contrario nos dirá que no puede acceder a la unidad A y nos dirá Reintentar o Cancelar, meteremos el disquete y seleccionaremos Reintentar.