Combinar correspondencia
Para combinar correspondencia necesitamos una carta modelo y
una base
de datos.
Es conveniente cerrar al principio todos los documentos
creados antes
de realizar el proceso de combinar correspondencia.
Lo que haremos ahora será enviar esa carta modelo a la base
de datos
creada y tenemos que decirle a word que la carta modelo
tiene que
coger los datos de la base de datos.
Un error habitual es decirle que la base de datos tiene una
carta
modelo y esto nos dará error.
Por eso siempre diremos que
la carta modelo tiene unos datos
la carta modelo tiene que coger los datos de la base de datos.
Los primero
la carta modelo
Lo segundo
la base de datos
Para recordarlo mejor no puede haber combinar
correspondencia sin
carta, no podemos enviar nada a nuestros clientes si no hay
carta
modelo, podriamos decir, que la carta modelo es el documento
primario,
y la base de datos el documento secundario.
1. carta modelo
2. base de datos
ambos documentos son documentos de word.
La carta modelo es una simple texto y la base de datos es
una tabla
con datos, la primera fila los nombres de los campos
(titulos de las
columnas).
* EJEMPLO PRACTICO COMBINAR CORRESPONDENCIA
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1. Creamos una carta modelo con el siguiente texto.
Te recordamos que te ha tocado un
2. Guardamos el documento con el nombre regalo001.
3. Cerramos el documento.
4. Creamos un nuevo documento e insertarmos una tabla de dos
columnas
y una fila.
5. Escribo nombre, pulso tabulación, escribo regalo, pulso
tabulación.
6. Escribo manuel y pulso tabulación
Escribo muñeco y
pulso tabulación
7. Escribo Graciela y pulso tabulación
Escribo muñeca y NO
PULSO TABULACION
pues no quiero
añadir más filas
8. Guardo el documento con el nombre regalo002 y lo cierro.
Hasta aqui hemos creado los siguientes documentos:
regalo001 que es la carta modelo
regalo002 que es la base de datos
Ahora necesitamos combinar correspondencia para enviar una
carta a
Manuel y a Graciela diciéndolo qué regalo les ha tocado.
9. Abrimos la carta modelo (regalo001).
10. Menú Herramientas
11. Menu Combinar correspondencia.
Me aparece un ventana llamada Combinar Correspondencia donde
tengo que
realizar tres pasos
A. Decirle donde está la carta modelo (que es la ventana
activa, el
documento que tengo abierto).
B. Decirle dónde está el origen de datos (la base de datos,
abrir
origen de datos).
12. Botón Crear.
13. Cartas modelo.
14. Botón Ventana Activa.
15. Botón Obtener datos.
16. Abrir origen de datos.
17. Selecciono el documento regalo002 y botón abrir.
Word me dirá que no ha encontrado campos de combinación y
pulsaremos
sobre el botón Modificar documento principal.
Nos habrá aparecido una nueva barra de herramientas que se
llama Barra
de Combinar correspondencia. Esta barra aparece debajo de la
barra de
herramientas de formato.
¿Qué hacemos ahora?
Pues como escribimos el texto
Te recordamos que te ha tocado un
Tengo que situar el cursor después de la palabra recordamos,
pulsar
espacio e ir al botón Insertar campo de combinación y
seleccionar el
campo nombre para que en esa posición me coloco el nombre
del primer
registro que era Manuel.
Seguidamente colocaremos el cursor al final de la linea
despues de la
palabra un y pulsaremos espacio e iremos al botón Insertar
campo de
combinación para seleccionar regalo.
De esta forma ya hemos insertado en la carta modelo los
campos de
combinación, Word ya sabe donde tiene que poner el nombre y
dónde
tiene que poner el regalo.
¿PERO COMO SE CREAN LAS CARTAS PERSONALIZADAS?
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Tan solo nos falta volver al menú Herramientas, combinar
correspondencia e ir al paso tres y pulsar combinar dos
veces.
Nos aparece un nuevo documento llamado Cartas modelo1 que
tendrá dos
págins porque había
dos registros en la base de datos (regalo002).
Guardaremos este documento con el nombre regalo003 y lo
cerrameos.
Nos aparecerá entonces el documento regalo001 que fue donde
insertamos
los campos de combinación y lo cerraremos diciendolo que SI
QUE
QUEREMOS GUARDAR LOS CAMBIOS.
Cuando se combina correspondencia aparece una página por
cada registro
que contiene la carta modelo y los datos (campos de
combinación que
hubieramos insertado) de cada registro.
En este ejemplo el resultado es:
Primera página.
Te recordamos Manuel que te ha tocado un Muñeco
Segunda página
Te recordamos Graciela que te ha tocado un Muñeca